Ed ecco la nuova versione del sito Web sviluppato per i cronometristi di Alessandria.

Di seguito l'articolo scritto per descrivere in cosa consiste.

Web Kronos Management 2.0

Nato nel 2009 il sito web dei kronos di Alessandria ( http://www.alexandriakronosport.it ) è diventato molto di più che un sito vetrina di Associazione, ma un vero gestionale per unire le esigenze di un pubblico “cliente” con le esigenze operative di una Associazione di cronometristi.

Parlando ormai di piattaforma web essa è arrivata alla versione 2.0, recentemente revisionata graficamente e potenzialmente migliorata, di seguito una breve presentazione .

Le principali aree e caratteristiche di base

E' composta da una area pubblica ed una privata accessibile solo da utenti registrati ( attualmente i cronometristi di Associazione ).

La parte pubblica è composta dalla sezione contenente notizie relative agli eventi sportivi a cui l'Associazione partecipa. Comunicazioni e notizie sportive hanno una sezione dedicata insieme alla rassegna stampa e le notizie pubblicate dalla FICr ( Federazione Italiana Cronometristi ) . Seguono una sezione dedicata ai risultati delle manifestazioni ed una sezione di contatti per dare la possibilità ai visitatori del sito di far pervenire alla Associazione una richiesta di servizio o di chiedere semplicemente informazioni.

La parte privata è diversa in base alla tipologia di utente collegato. Un utente amministratore potrà gestire le notizie, le manifestazioni, consultare le disponibilità registrate dai cronometristi intenzionati a svolgere un servizio. Potrà anche estrarre alcuni resoconti sui rimborsi richiesti ed eventualmente amministrare le pagine web del portale.

Un utente cronometrista potrà visualizzare le future manifestazioni e dare la propria disponibilità per parteciparvi e in seguito richiedere il rimborso e consultare il suo “conto aperto” con l'Associazione.

La piattaforma si basa su un CMS ( Content Management System ) sviluppato in PHP ( linguaggio di programmazione software ) da terze parti su cui sono state fatte le personalizzazioni necessarie per la parte gestionale privata ma sfruttando le integrazioni e caratteristiche già presenti. Si è utilizzata la gestione degli utenti, gruppi e livelli di accesso alle singole sezioni, il supporto di temi grafici personalizzabili per singola realtà, supporto del multilingua ed ulteriori moduli funzionali come per esempio la galleria di foto e forum.

La base di dati è di tipo “flat” ( basato su file XML, eXtensible Markup Language ) ma può essere cambiata utilizzando un DBMS ( DataBase Management System ) come MySQL .

Flussi di funzionamento

I principali flussi procedurali sviluppati integrano funzionalità per l'Addetto Stampa, per un cronometrista amministratore, per la segreteria e per un normale cronometrista.

Le esigenze comuni in qualsiasi Associazione normalmente possono essere riassunte in questa breve sequenza di eventi :

1. Ricevuta la richiesta di servizio bisogna pubblicizzarla, compito dell'Addetto Stampa

2. Bisogna trovare le persone per gestire il servizio, se ne occupa un cronometrista designato come Capo Servizio

3. Attraverso riunioni o telefonate si avvisano tutti i cronometristi di associazione i quali dichiareranno le loro disponibilità a svolgere il servizio

4. Effettuato il servizio ogni cronometrista richiederà il rimborso che verrà calcolato dalla segreteria della Associazione

5. A fine anno è necessario chiudere un bilancio , calcolare i rimborsi di tutti e capire l'andamento della Associazione

La piattaforma permette di gestire queste procedure attraverso l'area privata gestionale e creando in automatico notifiche per avvisare cronometristi, segreteria ed amministratori in automatico.

Di seguito uno schema riassuntivo delle varie iterazioni

L'amministratore cronometrista potrà creare un evento sportivo composto da un numero variabile di servizi, se necessario potrà predisporre anche un'area riservata alla pubblicazione a fine gara dei risultati, ovviamente nella sezione “Risultati”.

Ad ogni creazione di un evento sportivo oltre alle notifiche via E-mail ( o in futuro via SMS, Short Message Service) viene anche creata in automatico una notizia generica con le informazioni di base dell'evento e pubblicato sul sito web, l'Addetto Stampa potrà integrarlo in seguito. C'è anche la possibilità di mandare una E-mail personalizzata alla redazione della FICr come “mini notizia”.

Ricevute le notifiche di una nuova manifestazione i cronometristi interessati potranno registrare le proprie disponibilità.

Effettuato il servizio la richiesta di rimborso verrà fatta compilando un modulo di inserimento dati con orari, chilometri, note aggiuntive. Confermato l'inserimento verrà notificato alla segreteria.

Nella piattaforma è possibile configurare regole di calcolo in funzione delle convenzioni vigenti per ogni sport. Per esempio impostando una regola per calcolare la diaria fissa a 10E per i servizi di Pallamano, al momento della compilazione del rimborso, al cronometrista non verrà richiesto l'orario di servizio ma si sommeranno i 10E alle altre spese richieste.

Vengono gestiti anche alcuni parametri, come il costo al kilometro con la gestione del cambiamento del valore nel tempo, in modo da poter ricalcolare i rimborsi in qualsiasi momento.

Ogni cronometrista avrà quindi il suo “conto online” per rendersi conto delle attività svolte e per tener traccia di quali rimborsi gli sono già stati pagati e quali no.

Infine è possibile estrarre resoconti riassuntivi per poter effettuare dei calcoli solitamente fatti a fine anno per capire i servizi effettuati e totali dei rimborsi compilati.

Conclusioni

La piattaforma è diventata per la nostra Associazione non uno strumento opzionale, ma uno strumento essenziale.

L'utilizzo del sito web come vetrina si è dimostrato utile visto il numero di servizi richiesti in crescita ed i contatti avuti con persone da prima sconosciute che hanno poi deciso di diventare cronometristi.

La provincia di Alessandria ha una superficie quadrata molto estesa, grazie alla piattaforma si sono ridotte il numero di riunioni e di conseguenza le spese sostenute da ogni singolo cronometrista per parteciparvi. Si sono anche ridotte il numero di telefonate sostituite dalle notifiche della piattaforma.Poche pagine descrittive non riescono a raccontare tutte le funzionalità della piattaforma ed è per questo che è stato sviluppato un manuale di oltre 50 pagine per poterla utilizzare nella sua completezza.

L'idea per il futuro è di incrementare e migliorare procedure e prestazioni. Per l'area pubblica si vuole interagire sempre di più con il pubblico, per esempio attivando una newsletter o un feed RSS ( Really Simple Syndication ). Per l'area privata sarà la parte sull'estrazione di dati ad essere espansa, poichè sempre più importante.